Internasjonale fraktdokumenter - veien fra papir til elektroniske meldinger

I en tidligere utgave av boken «ICC guide to export/import» fant jeg spissformuleringen; «hvis du ikke liker handelsdokumenter, hold deg hjemme!». Handels- og fraktdokumentasjon er med andre ord viktige i internasjonal handel. Men må den være på papir?

Av Olav G. Hermansen

Selv den mest iherdige teknolog bør være seg bevisst at transportdokumenter har viktige funksjoner som:

  • bekreftelse av en transportkontrakt i henhold til gjeldende internasjonal transportkonvensjon

  • informasjon om transporten og godset

  • kvittering for mottatt eller utlevert gods

  • grunnlag for anmerkninger ved avvik (skade, manko etc.)

  • mulig å utforme slik at det blokkerer utlevering av sendingen

  • bevis for leveranse eller manglende leveranse

Noen typer transportdokumenter er dessuten omsettelige (negotiable)

 

Men det er ingen naturlov at internasjonale transportdokumenter må være på papir. Spesielt ikke når alternativet, elektroniske meldinger er så mye bedre.

 

 

Fordeler med elektroniske meldinger versus internasjonale papirfraktbrev


Uavhengig av internasjonal transportform er fordelene med elektronisk maskin til maskin kommunikasjon av fraktdokumentasjon åpenbare.  Og da spesielt om man kan basere meldingene på åpne standarder og semantisk interoperabilitet. Stikkordsmessig snakker vi om at:

  • håndteringskostnadene reduseres dramatisk i forhold til bruk av papirfraktbrev

  • tidsbruken reduseres sterkt (bortfall av papirhåndtering og arkivering mv.)

  • godkjente elektroniske meldinger har færre feil og datagrunnlaget er mer nøyaktig

  • informasjon om hvor godset er når er lettere tilgjengelig (transparens)

  • raskere og enklere gjenbruk av data er mulig

  • elektroniske meldinger som er tofaktorautentisert er mindre utsatt for svindel

  • dette virker igjen tillitsskapende overfor toll- og andre kontrollmyndigheter, norske så vel som utenlandske

  • det legges til rette for fakturering til transportør så snart godset er meldt mottatt

Den kanskje viktigste drivkraften for mange firmaer til å gå over fra papirfraktbrev til elektroniske meldinger ligger likevel i muligheten for å koble informasjonen til bedriftens ERP- og warehouse management-systemer, GPS-sporing osv. På denne måten blir meldingene et verktøy for bedre logistikkstyring så vel for vareeier som for transportør.

La oss ta en kort titt på status for de enkelte transportformene når varer krysser grenser.

Internasjonal flyfrakt – 10 års fartstid med elektroniske meldinger


IATA - The International Air Transport Association (IATA) er en interesseorganisasjon for flyselskaper over hele verden, hvor også flyspeditører deltar. I regi av IATA er det utviklet standardiserte flyfraktmeldinger, eAWB, som erstatning for det tradisjonelle flyfraktdokumentet Air Waybill.

Elektroniske eAWB-meldinger i XML-format har fått et betydelig gjennomslag i internasjonal flyfrakt. Ifølge IATA er markedsandelen for bruk av eAWB i Norge per juni 2021 på 72,5%.

IATA har laget opplærings- og implementeringsprogram både med utgangspunkt i flyselskaper, flyspeditører og flyplasser. Organisasjonen ser innføring av eAWB som ledd i en mer omfattende digitaliseringsstrategi.

Til tross for denne suksessen har også IATA identifisert en del hindre for å ta i bruk elektroniske meldinger som det kan være verdt å nevne:

  • Myndighetskrav som ikke tillater bruk av eAWB (regulatoriske begrensninger)

  • Manglende harmonisering. I denne sammenheng viser IATA til manglende harmonisering av prosedyrene for kommunikasjon mellom flyselskap, flyspeditør og bakkehåndteringsselskaper på en god del flyplasser

  • Teknologiske begrensninger. Det går spesielt på mindre speditører som ikke har de tekniske kapabilitetene til å overføre transportinformasjonen digitalt til flyselskapene

  • Oppfattet kompleksitet.  Gjelder bla. flyspeditører som jobber mot flere flyselskaper og som oppfatter eAWB som for komplisert

  • Modne markeder. Det gjelder flyruter der aktørene allerede  i så stor grad har tatt i bruk eAWB at gevinstene ved elektroniske meldinger langt på vei antas å være realisert.

Internasjonal sjøfrakt – et blandet bilde


Bak overskriften internasjonal sjøfrakt befinner seg en ganske så sammensatt næring, både hva gjelder kontraktsforhold, godstyper og transportdokumentasjon. Ser vi bort fra sjøfrakt der hele eller deler av skip chartres (charter parties) kan vi skille mellom to hovedtyper sjøfraktdokumenter:

  • Sea Waybill – som mest brukes på skipninger innen Europa og til/fra Nord-Amerika

  • Bill of Lading – som særlig anvendes på oversjøiske fraktruter.

Sea Waybill brukes som et havn til havn dokument og bla. ved for- eller transport i forhold til oversjøisk fraktruter. Noen utfordringer med å digitalisere Sea Waybill er:

  • at dokumentet skal forevises til forskjellige aktører (lastebileier, terminaloperatører mv.). Det å få disse aktørene til å kommunisere via en felles elektronisk plattform har vist seg å være en utfordring

  • manglende drahjelp til standardisering fra internasjonale nøytrale organer

  • Inntil nå mindre interesse fra vareeiere for å innføre digitale meldinger

Sjøfraktdokumentet, Bill of Lading, eller konnossementet, har lang fartstid i internasjonal sjøfrakt, og er mye brukt særlig i oversjøtrafikker. Det henger ikke minst sammen med at Bill of Lading, forkortet BL, har den viktige tilleggsfunksjonen at det, i form av et «to order BL», gir muligheter til å sikre at varekjøper ikke får tilgang til godset før det er betalt. I denne funksjonen er også bankene direkte involvert i håndteringen av sjøfraktdokumentet. Det gjelder særlig når betalingsformene remburs og dokumentinkasso brukes.

Ifølge the Digital Container Shipping Association (DCSA) er kun 0.1% av de BL’er som utstedes i dag i elektronisk format.  DCSA har beregnet at dersom man innen 2030 klarer å oppnå at 50 prosent av disse papirfraktbrevene isteden utstedes elektronisk, i form av eBL, vil det gi årlige besparelser internasjonalt på rundt 4 milliarder US dollar.

DCSA ble etablert i 2019 av en rekke containerrederier. Organisasjonen er ment å være   uavhengig og operere på non-profit basis. Organisasjonens mål er å bidra i utviklingen av en digital framtid for containerskipsfarten. I den sammenheng jobber DCSA for å lage en felles systematikk for samhandling mellom rederier, speditører, havneterminaler og andre aktører i transportkjeden.  

Men interoperabiliteten DSCA jobber for å etablere er først og fremst medlemsintern. Den forhindrer ikke medlemmene i å utvikle egne kommersielle løsninger. Et eksempel på dette er rederiet Mediterranean Shipping Company (MSC) som innenfor disse rammene har utviklet en elektronisk Bill of Lading løsning, men da avgrenset til kunder av rederiet.

Internasjonal jernbanefrakt – framtidig meldingsutveksling for hvem?


Ifølge Samferdselsdepartementet pågår det for tiden et arbeid innenfor blant annet The Intergovernmental Organisation for International Carriage by Rail, OTIF, med å fastsette nye regler for bruk av digitale fraktbrev for internasjonal jernbanetransport. Det tradisjonelle internasjonale CIM-jernbanefraktdokumenter benyttes fortrinnsvis til vognlast der togoperatøren enten har speditørrollen eller av vareeier som eier/leier vognlastvogner og jernbane er framføringsformen på transport fra A til B. Derimot brukes det internasjonale veifraktdokumentet,CMR, i intermodal transport der jernbanen  kun utgjør en del av transporten. For togoperatører som tilbyr intermodale løsninger er transportøren kunde og ikke vareeier. Togoperatør har ikke eget materiell til å utføre transporter av varer, men kun transporten av lastbærere. Togoperatøren må derfor dokumentere transporten med transportørens CMR.

Internasjonal veifrakt – åpningen for bruk av eCMR-meldinger


Den 31.mars 2020 vedtok et enstemmig Stortinget å tillate at norske aktører tar i bruk elektroniske meldinger (eCMR) til erstatning for papirfraktdokumentet CMR i internasjonal veitransport. Den 9.september i fjor trådte dette vedtaket i kraft. Både the International Road Transport Union (IRU) og FNs økonomiske kommisjon for Europa (UNECE) står bak tilleggsprotokollen til CMR-konvensjonen som åpner for bruk av elektroniske meldinger. Disse endringene er tatt inn i Lov om vegfraktavtaler. Viktig i den sammenheng er også at UNECE har laget basismeldinger i XML-format, noe som legger til rette for en åpen meldingsutveksling, dvs. en kommunikasjonsløsning som ikke er betinget av hvilken softwareleverandør eller transportør vareeier bruker.

Foruten Norge har nå nærmere 30 land tillatt bruk av slike elektroniske meldinger.  NorStella har lenge engasjert seg i arbeidet for at eCMR-meldinger kan tas i bruk også av norske transportører og vareeiere og er i dialog med Sjømat Norge om hvordan dette i praksis kan implementeres.

Potensiale for bruk av eCMR-meldinger i kombinerte transporter


Det som kan være verdt å ta med seg, ikke minst for vareeiere og speditører, er at denne dokumentasjonen også kan brukes ved kombinerte transporter der jernbanetransport og internasjonal sjøfrakt (shortseashipping) utgjør en del av transporten, men hvor det er en lastebiltransport i forkant og/eller etterkant.

Dette gjør så vel bruksområde som potensialet for bruk av eCMR-meldinger enda større.

 

Om forfatteren:
Olav G. Hermansen er utdannet statsviter (Cand.Polit), bedriftsøkonom og har mastergrad i logistikk fra Handelshøyskolen BI.  Han har jobbet med internasjonal varehandel og transport i 30 år i Norges Eksportråd/Innovasjon Norge, Kuehne + Nagel, NorStella og Norges Lastebileier-Forbund. Hermansen har særlig arbeidet med internasjonale handelsbetingelser og handelsforenkling, blant annet via the International Chamber of Commerce, ICC, FNs økonomiske kommisjon for Europa og som sekretær for Utvalget for internasjonal handelsforenkling i NorStella.

Publisert Juni 2021